Organizace dokumentů nevyžaduje složitou technologii, stačí vymyslet vhodný systém. Po jednorázovém uspořádání ukládání dokumentů budete moci udržovat pořádek bez větší námahy. Shromáždili jsme pro vás ty nejlepší tipy, kam ukládat dokumenty, abyste v nich měli vždy pořádek a přehled.
1. Třídění: základ pořádku
Před uspořádáním úložného prostoru je důležité roztřídit nevyřízené dokumenty. Rozdělte je do kategorií: osobní dokumenty, finanční dokumenty, smlouvy, šeky a účtenky. To vám umožní okamžitě vyřadit ty nepotřebné a zaměřit se na ty skutečně důležité.
Postupujte takto: 1. Zkontrolujte, zda jsou vaše dokumenty v pořádku:
-
Připravte si několik složek nebo krabic pro různé kategorie dokumentů;
-
Zkontrolujte, zda je každý dokument aktuální;
-
odstraňte staré účtenky, prošlé záruční šeky a nepotřebné kopie.
Třídění je prvním krokem k vytvoření uživatelsky přívětivého systému, který se snadno udržuje.
2. Výběr správného úložného prostoru
Měla by být přístupná a chráněná před vlhkostí, prachem a poškozením. Ideálním řešením je skříň se zásuvkami nebo speciální organizér.
Lifehacky: Zkuste se podívat, jak na to:
-
Pro často používané dokumenty vyčleňte na stole samostatnou polici nebo zásuvku;
-
je důležité chránit dokumenty před vlhkostí: vhodné jsou plastové obálky nebo pořadače;
-
pro zřídka používané dokumenty jsou vhodné vzduchotěsné krabice, které lze uložit do skříně nebo spíže.
Bezpečné umístění zabrání poškození dokumentů a chytré uspořádání urychlí jejich vyhledávání.
3 Používání složek a souborů
Jeden z nejpohodlnějších systémů ukládání dokumentů, který vám umožní uchovávat dokumenty v logickém pořadí a rychle najít potřebné dokumenty.
Příklad: V případě, že se jedná o dokumenty, které se nacházejí v kanceláři, můžete si je uložit do tzv:
-
Pro osobní doklady (pasy, certifikáty, diplomy) mějte samostatnou složku v pevné vazbě;
-
finanční doklady (účtenky, bankovní smlouvy) by měly být uloženy ve složkách;
-
složky lze podepsat nebo na ně pro lepší přehlednost nalepit barevné samolepky.
Vícenásobné složky a pořadače chrání dokumenty před mechanickým poškozením a usnadňují přehlednost systému ukládání.
4. Digitalizace jako další nástroj
Abyste minimalizovali riziko ztráty originálů, vyplatí se pořídit si elektronické kopie všech důležitých dokumentů. To lze snadno provést pomocí telefonu nebo skeneru.
Postup:
-
Naskenujte nebo vyfoťte dokumenty a nahrajte je na pevný disk počítače nebo do cloudového úložiště;
-
vytvořte si v počítači samostatnou složku a ukládejte do ní kopie podle kategorií, stejně jako v případě papírové kopie;
-
nastavte si heslo nebo používejte služby s dvoufaktorovým ověřováním, abyste ochránili svá data.
Elektronické kopie vám mohou pomoci obnovit dokumenty v případě jejich ztráty.
5. Pravidelná kontrola dokumentů
I ten nejpropracovanější systém vyžaduje pravidelnou aktualizaci. Každých šest měsíců zkontrolujte uložené dokumenty a vyřaďte zastaralé nebo nepotřebné.
Tipy:
-
Zvykněte si nové dokumenty ihned ukládat zpět, abyste se vyhnuli nepořádku;
-
nastavte si připomínku, abyste zkontrolovali svůj systém archivace;
-
zřiďte samostatnou sekci pro často aktualizované dokumenty, abyste je mohli snadno nahradit novými verzemi.
Pravidelnou aktualizací se zbavíte nepotřebných dokumentů a udržíte si pořádek.
